Bei der Dateiablage gibt es generell kein Richtig und kein Falsch. Wer viel mit der Suche arbeitet und seine Dateien vernünftig benennt kann ohne weiteres die chaotische Datenablage wählen und alle Dateien in einem Ordner speichern. Damit kommen aber viele Menschen nicht klar. Sie suchen immer Wege Dateien strukturiert zu speichern. Manchmal muss es aber auch mal schnell gehen und man speichert dann halt eine Datei auf dem Desktop oder im ersten Ordner der sich gerade öffnet. Das ist dann der Moment wo das Unheil seinen Lauf nimmt und man irgendwann nicht mehr weiß was wo gespeichert ist, und wenn dann die Datei auch noch einen unsinnigen Namen wie “Anschreiben 3” oder “Tabelle 14” hat, ist der Drops eh gelutscht. Man kann sich dann schon mal auf eine lange Winternacht einstellen in der man das alles wieder in Ordnung bringen kann.
Es muss als ein System her Dateien strukturiert und vernünftig abzulegen. Ich möchte hier nicht die heilsbringende Lösung anpreisen, denn die gibt es nicht. Lediglich Vorschläge, Ideen und Denkanstöße, zudem ein paar Tipps die sich in der Praxis bewährt haben.
Grundsätzliches zur Ordnerstruktur
Die von Windows vorgegebene Ordnerstruktur ist nach Dateitypen getrennt. Für Gelegenheitsnutzer ist das auch voll okay. Wer viele Urlaubsfotos hat kann diese sehr gut im “Meine Bilder” oder “Bilder” Ordner speichern und organisieren, gleiches gilt für Dokumente und Videos. Wichtig ist nur die Art und Weise und vor allem das vorausschauen, auf das was kommen kann.
Photos werden häufig nach Jahren, und Ereignissen abgelegt, das kann sehr sinnvoll sein, aber man kann auch überlegen ob die Ereignisse nicht in Gruppen eingeordnet werden können. Die Ablage von Photos soll hier aber nicht das Thema sein. Solche Medien die schnell eine unüberschaubare Anzahl annehmen können sollten definitiv getaggt werden.
Hier soll es um Dokumente aus dem täglichen Leben gehen, Korrespondenzen mit Versicherungen, Behörden, Briefe an Freunde oder wichtige Dokumente vom Arzt. So ist es zum Beispiel sinnvoll die Dokumentation eines Unfalls auch komplett digitalisiert zu haben um im Fall der Fälle schnell mal ein Foto an einen Sachverständigen zu schicken oder ein Anwaltsschreiben an den eigenen Rechtsbeistand zu schicken.
7 Ordner Prinzip
Gehen wir mal von einer Familie mit 2 Kindern, Mutter und Vater sind berufstätig. Wir können hier die Grundstruktur von Windows gut übernehmen.
- Urlaubs-, Geburtstags- und sonstige Fotos aus Ereignissen oder Veranstaltungen kommen in den Bilder Ordner. Achtung! Speichern sie nicht die Fotos von Ihrem letzten Autounfall oder vom Verkauf des Kinderrades in dem Foto-Ordner. Die haben da nix zu suchen denn solche Fotos dienen meist der Dokumentation und sind daher Dokumente die zu dem jeweiligen Schriftverkehr gehören.
- Videos und Musik habe auch jeweils entsprechende Ordner
- Dokumente beinhaltet dann alles was nicht in die obigen Ordner eingeordnet werden kann oder soll
Es wäre nun also sinnig Ordner mit Namen Schriftverkehr, Schule, Arbeit, Auto, Kindergarten, Praktikum usw. zu erstellen. Da kommt man schnell auf eine lange Liste mit Ordnern die man nur schwer überblicken kann. Außerdem ist im Schriftverkehr Ordner höchstwahrscheinlich dann auch noch ein Ordner mit Titel Schule und dann ist der Salat schon fertig gemixt.
Sinniger ist es erstmal nach dem aufzuteilen was da ist.
- Vater
- Mutter
- Kind 1
- Kind 2
Das 7 Ordner Prinzip geht auf die Millersche Zahl zurück, nach der Menschen in ihrem Kurzzeitgedächtnis nur 7 Dinge ablegen können um diese dann schnell abzurufen. Die Zahl ist nicht so erheblich Sie können auch nur 5 oder gerne auch 9 Ordner anlegen. Die Millersche Zahl ist nicht unumstritten und gilt als überholt. Fakt bleibt aber ein Ordner der 30 Unterordner enthält ist nicht Effizient.
Wir können nun im Ordner Vater 2 – 9 (mehr würde ich nicht empfehlen) weitere Ordner erstellen. Meistens kommen Familien schon auf die Idee die oberste Struktur so zu planen, nur um dann in der nächsten Ebene das große Chaos loszutreten. So ist dann die Ordnerstruktur im Ordner Vater wie folgt:
- Auto
- Arbeit
- Bewerbungen
- Chemotherapie
- Dr. Meyer
- Geburtstag Anette